Отдел внешнеэкономической деятельности предприятия, его структура и функции. Организация управления внешнеэкономической деятельностью предприятия декларирование и таможенное оформление грузов

Управление ВЭД предприятия - это воздействие на процессы подготовки и реализации внешнеэкономических операций, ориентированное на получение прибыли, повышение рентабельности посредством участия в международном разделении труда .

Предпосылкой успешной деятельности каждого предприятия является хорошо продуманная функциональная структура и рациональная система управления, а эффективность управления, в свою очередь, зависит от выбора организационной структуры.

Организационная структура представляет собой сравнительно устойчивые связи, существующие между элементами организации, на основе которых реализуется процесс управления фирмой.

Управление (в широком смысле) - это воздействие на людей, а через них - на результаты их деятельности .

Процесс организации управления на предприятии предполагает воздействие на каналы власти и коммуникации между его различными административными службами, а также на информационные потоки в рамках этих каналов.

Управленческая деятельность предприятия охватывает следующие сферы: производство; качество; персонал; проведение НИОКР; финансы и инвестиционную деятельность; снабженческо-сбытовую деятельность; складское и транспортное хозяйство.

Обеспечение эффективности управленческого процесса в значительной мере определяется рациональным распределением полномочий в принятии решений между различными уровнями управления, т.е. соотношением централизации и децентрализации. Централизация - это концентрация в принятии решений, сосредоточение власти на высшем уровне. Децентрализация - делегирование (передача) прав и ответственности нижестоящим уровням управления. Оптимальное соотношение централизации и децентрализации обеспечивает оперативность и реалистичность управленческих решений .

Предприятие может управлять своей внешнеэкономической деятельностью, используя шесть основных функций управления :

1. Планирование - составление краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных планов развития внешнеэкономической деятельности, а также разработка бизнес-планов для новых внешнеэкономических проектов.

2. Организация - создание (формирование) организационных подразделений предприятия для осуществления внешнеэкономических операций, распределение сотрудников на участки работы, наделение их соответствующими функциями, полномочиями и ответственностью, определение форм и методов подготовки и реализации внешнеэкономической связей.

3. Координация и согласование задач и функций внешнеэкономической деятельности с другими отделами и подразделениями предприятия с целью не допускать противоречий в решениях и обеспечивать слаженность и оптимизацию всей работы.

4. Учет результатов и оценка эффективности внешнеэкономической деятельности за счет определения прибыльности внешнеэкономических сделок отдельно по конкретным видам товаров по всей номенклатуре выпускаемой продукции, по регионам, по видам операций (экспорт/импорт) и т.д.

5. Контроль внешнеэкономических операций (как в оперативном, так и в стратегическом режиме - текущий мониторинг за ходом реализации и контроль за выполнением годовых, среднесрочных и долгосрочных планов внешнеэкономической деятельности и организация проведения соответствующих ревизий по воплощению внешнеэкономических и маркетинговых стратегий в жизнь.

6. Обеспечение информационной системы обслуживания внешнеэкономической деятельности предприятия за счет внедрения информационных систем управления, использование сети Интернет и др. для создания банка данных внешнеэкономической информации. В настоящее время в этих целях успешно используется целый ряд информационных систем управления, таких как MIS- Management Information System, DSS- Decision Support System, MDSS - Marketing Decision Support System, MSM - Market Selection Model и др.

Наряду с основными функциями управления, можно выделить специфические функции управления внешнеэкономической деятельностью предприятия :

1. Аналитическая, которая предполагает изучение международной рыночной среды, конъюнктуры отдельных зарубежных рынков, предложений/запросов потребителей зарубежных рыночных сегментов.

2. Товарно-производственная - совершенствование и адаптация товара к условиям местных рынков.

3. Сбытовая, предполагающая организацию сбытовой сети за рубежом для продвижения товаров на экспорт.

4. Осуществление определенной ценовой политики, проведение рекламной работы на внешних рынках и т.д.

На производственном предприятии выбор формы организации службы ВЭД определяется :

* видом хозяйственной деятельности предприятия (промышленная, аграрная, торговая и т.п.);

* мотивами и потребностями, побуждающими к участию в международном разделении труда (экспорт, импорт, привлечение иностранных инвестиций, участие в международной кооперации и др.);

* степенью интернационализации производственной деятельности (уже участвует или только намерено включиться в международные операции, количество и характер уже освоенных внешних рынков);

* методами реализации продукции фирмы (самостоятельные экспортные операции или через посредников);

* масштабом предприятия и объемом его фактического и потенциального экспорта, что определяет количественные параметры службы управления ВЭД;

* характером внешнеэкономических операций (осуществление их на постоянной основе или периодически, время от времени).

От этих факторов зависит форма организации управления ВЭД. Если на предприятии планируется осуществлять единичные внешнеторговые операции с разовой или периодической поставкой, то достаточно привлечения к работе одного специалиста. Форма организации - специалист по ВЭД.

Отдел внешнеэкономической деятельности (ОВЭД) создается в структуре управления предприятием при постоянном характере экспортных и других внешнеэкономических операций, нацеленности на их расширение.

Департамент по ВЭД целесообразно создавать при крупных компаниях, ориентированных на внешнеэкономические операции, носящие постоянный, устойчивый характер, как правило, на долгосрочных условиях .

Внешнеторговые фирмы (ВТФ) входят в состав крупных объединений с масштабными внешнеэкономическими операциями (как правило, с правами юридического лица, существующие в форме Торговых домов).

Кроме того, организация управления ВЭД предприятия осуществляется при помощи национальных специализированных и государственных посредников или услуг иностранных посредников.

В целом выбор в пользу той или иной организационной структуры управления ВЭД и ее эффективность определяются степенью ее приспособления и адаптации к изменяющимся условиям рыночной среды .

В силу многообразия конкретных целей, задач и условий не может быть единой стандартной структуры внешнеторговой фирмы (ВТФ) для всех предприятий. На ОАО “Могилевлифтмаш” структура выглядит так:

Заместитель по маркетингу;

Блок финансово - экономический;

Блок маркетинга;

Канцелярия;

Отдел конъюнктуры и цен;

Административно - хозяйственный отдел;

Планово-экономический отдел;

Инженерно- технический отдел;

Отдел технологического обслуживания;

Отдел кадров;

Отдел загранкомандировок;

Юридический отдел.

Специализированные внешнеторговые фирмы могут создаваться как при отраслевых и крупных предприятиях, причем в последнем случае и в качестве подразделения предприятия, так и как самостоятельное юридическое лицо с собственным балансом. Для всех видов специализированных внешнеторговых предприятий характерно наличие в их штатах высококвалифицированных специалистов, имеющих большой практический опыт международного экономического сотрудничества и специальную внешнеэкономическую подготовку.

Следует иметь в виду, что такие внешнеэкономические объединения предпочитают заниматься крупными, высокоэффективными экспортно-импортными сделками, вступая в контакты с довольно солидными партнерами.

На предприятиях, которые активно участвуют во внешнеэкономической деятельности, но где она является лишь частью хозяйствования, структура управления этой сферой может быть представлена внешнеэкономическим отделом (отделом внешнеэкономических связей) .

Функции отдела внешнеэкономических связей предприятия заключаются в следующем :

* исследование внешнего рынка, изучение и учет рыночного спроса, потребностей потребителей продукции с целью ориентации научной, производственной, технической и сбытовой деятельности предприятия на выпуск конкурентоспособной продукции;

* организация работы по подбору партнеров, заключению договоров, их продлению, составление и ведение картотеки потребителей и поставщиков, досье на фирмы партнеров, работа с биржами, брокерами, фирмами, таможней;

*организация протокольных мероприятий, связанных с внешнеэкономической деятельностью (прием и проводы делегаций, переговоры, обеспечение переводчиками и т.д.);

* контроль, регулирование и учет результатов внешнеэкономической деятельности;

* участие в ярмарках, выставках, подготовка и издание проспектов, рекламная деятельность.

Отдел внешнеэкономических связей на неспециализированных на ВЭД предприятиях не является автономным образованием, а представляет собой часть аппарата управления. В этой связи ОВЭС работает в тесном контакте с соответствующими функциональными отделами предприятия: планово-экономическим, финансовым, производственным, техническим, бухгалтерией, юридическим и другими подразделениями. Все они образуют единую организационную структуру управления.

Наряду с организацией управления ВЭД на предприятии, при которой всю работу возглавляет отдел внешнеэкономических связей, а ведущая роль в нем принадлежит службе маркетинга, нередко встречаются иные построения, при которых руководство внешнеэкономической сферой осуществляет отдел маркетинга, иными словами, ОВЭС может быть трансформирован в отдел маркетинга. Такой вариант вполне оправдан, так как принципиальных, коренных различий между маркетингом для внутреннего рынка и маркетингом для внешнего рынка нет, хотя нельзя не учитывать более высоких требований, предъявляемых внешним рынком, что объясняется более острой конкуренцией и значительным превышением спроса над предложением .

Отдел внешнеэкономической деятельности (ОВЭД) - это часть аппарата управления предприятия, его задача - осуществлять планирование, организацию и координацию ВЭД предприятия.

Главные задачи отдела ВЭД:

Управление экспортным потенциалом предприятия и создание конкурентоспособной продукции;

Обеспечение выполнения обязательств перед иностранными партнерами;

Освоение новых форм производственного, научно-технического и инвестиционного сотрудничества;

подготовка контрактного товара к процедуре таможенного оформления.

В данном случае объем экспортно-импортных сделок постоянный, однородный, география его ограничена.

Основной функцией отдела ВЭД является обеспечение стабильной и адекватной потенциальным возможностям предприятия внешнеэкономической деятельности, углубление торговых отношений с иностранными партнерами.

Основными видами работ, выполняемых отделом, являются следующие:

Организация экспортно-импортных операций;

Валютно-финансовые операции;

Декларирование и таможенное оформление грузов;

Установление партнерских связей с фирмами других стран;

Научно-информационная работа;

Поиск способов выхода предприятия на внешний рынок;

Изучение направлений и тенденций развития мирового рынка конкретного товара.

Декларирование и таможенное оформление являются одними из главных направлений деятельности отдела ВЭД, так как не только потребители продукции предприятия находятся за рубежом, но и основные поставщики сырья - иностранные партнеры. Это обусловливает постоянные грузопотоки сырья и товаров. Декларирование грузов предполагает оформление следующих документов:

Грузовых таможенных деклараций (ГТД);

Электронных копий ГТД;

Деклараций таможенной стоимости;

Описей документов, прилагаемых к ГТД.

Конечным результатом деятельности декларанта является получение таможенной отметки «Выпуск разрешен».

В соответствии с этими общими задачами и направлениями деятельности отдела ВЭД его работники имеют свои конкретные обязанности.

Рассмотрим структуру отдела ВЭД , состав работников которого определяется структурой и особенностями производства экспортной продукции, формами и масштабами ВЭД на предприятии: начальник отдела, заместитель начальника, который непосредственно подчиняется начальнику отдела, а ему в свою очередь подчинены: эксперт по таможенному регулированию, экономист, протокольное бюро.

Начальник отдела ВЭД осуществляет общую координацию деятельности работников отдела и координирует деятельность отдела с другими отделами и службами предприятия, занимается вопросами движения валютных средств, решает текущие оперативные вопросы. В некоторых отделах есть должность специалиста по валютным операциям (планирование, контроль за валютно-расчетными операциями и т. д.).

Заместитель начальника отдела ВЭД осуществляет контроль за своевременным выполнением указаний, ведет переписку с предприятиями и фирмами Украины и других стран по научно-консультационным, экономическим и другим вопросам, участвует в разработке условий контрактов.

Экономист отдела ВЭД ответствен за расчет цен экспортной продукции с учетом базиса поставки и других условий, составление коммерческих предложений по продаже продукции предприятия, разработку статей контракта, оформление паспорта сделки по договорам купли-продажи, подготовку плана мероприятий по выполнению условий контракта и его контролю. В некоторых отделах вместо экономиста есть должность ведущего специалиста по конъюнктуре и ценам.

Эксперт по таможенному регулированию ведет всю таможенную документацию: обеспечивает таможенное оформление экспортируемой и импортируемой предприятием продукции, оформляет грузовые таможенные декларации, ведет статистическую отчетность отдела.

В компетенцию протокольного бюро входит составление программ пребываний делегаций, перевод всей поступающей на предприятие документации с иностранных языков, помощь в организации переговоров, подготовка необходимой документации при загранкомандировках специалистов.

Как видим, отдел малочислен, но он может успешно справляться со своими функциями благодаря взаимодействию с другими отделами предприятия .

При этом отдел маркетинга изучает рынки и потребительский спрос, устанавливает требования в отношении количества, периодичности поставок и качества продукции.

Планово-экономический отдел осуществляет планирование работы предприятия, производит необходимые в связи с этим расчеты, передает в отдел ВЭД базовые данные по ценам на продукцию, сырье и материалы.

Отдел новой техники проводит техническую разработку и контроль за производством экспортной продукции. За качество экспортной продукции отвечает технический отдел.

Финансовый отдел отвечает за финансовое обеспечение экспортно-импортных операций, поэтому отдел ВЭД предоставляет ему все служебные записки и счета для оплаты текущих расходов (пошлин, таможенных платежей, платежей органам по сертификации и т. п.).

В бухгалтерию отделом ВЭД передают акты на выполнение работ по экономическому, научному и техническому сотрудничеству с зарубежными организациями, сметы расходов на мероприятия по ВЭД, данные о выделенных финансовых ресурсах и документы по ведению валютного счета.

Транспортный цех осуществляет документальное оформление грузов, транспортировку грузов и составляет график их отправки.

Таким образом, отдел ВЭД в своей деятельности взаимодействует со службами и отделами предприятия. Координация этого взаимодействия лежит на работниках отдела ВЭД.

Направление деятельности "менеджер" сегодня включает в себя большое количество специализаций. Каждая из них требует определенного образования, навыков, личностных качеств. Мы же хотим познакомить читателя с такой интересной и перспективной работой, как менеджер по ВЭД. Кто это? Чем занимается специалист? Какие требования к нему? Какова оплата труда? На эти и другие вопросы поможет ответить данный материал.

Кто это?

Менеджер по ВЭД - специалист, руководящий экспортом/импортом продукции компании или ее партнеров за рубеж/из-за рубежа.

А что же аббревиатура? ВЭД - внешнеэкономическая деятельность. Что входит в это понятие? Все виды внешнеэкономической деятельности компании (экономические, организационные, хозяйственные, коммерческие), что направлены на мировой рынок. Также сюда будет относиться и выбранная стратегия, методы сотрудничества.

Менеджеры по ВЭД, таким образом, трудятся в компаниях, намеренных сотрудничать или уже контактирующих с зарубежными партнерами.

Два главных направления деятельности

Сфера занятости специалиста обширна. Прежде всего направление работы менеджера по ВЭД зависит от деятельности нанимателя:

Компания занята поставками своей продукции за рубеж. Соответственно, специалист по ВЭД будет заниматься вопросами, связанными с экспортом товаров. Ему нужно досконально изучить иностранный рынок, проанализировать возможности конкурентов, выяснить требования к качеству, дизайну, другим характеристикам продукции в интересующей работодателя стране. Иными словами, разработать стратегию экспорта.
Компания занята приобретением зарубежной продукции. Менеджер по закупкам ВЭД будет ответственен за вопросы, связанные с импортом. Тут снова необходимо скрупулезное исследование иностранного рынка. Но в данном случае оно направлено на поиск поставщика, сотрудничество с которым самое выгодное, долгосрочное и безопасное.

Повседневная работа специалиста

Важным будет определить, чем же занят менеджер по внешнеэкономической деятельности каждый рабочий день:

Организация транспортировки продукции. ВЭД, логистика связаны. Поэтому данная занятость в чем-то будет напоминать работу логиста. Менеджер находит самый подходящий транспорт, выстраивает наиболее удобный маршрут.
Разработка таможенных схем ввоза/вывоза, взаимодействие с таможенными брокерами (представителями фирмы на таможне).
Работа со всевозможной документацией. Самое важное тут - контракты с зарубежными партнерами. Для заключения максимально выгодных и безопасных внешнеэкономических сделок необходимо отличное знание и отечественного, и иностранного законодательства.
Оформление разрешений - экологических, гигиенических и прочих.
Согласование цен с партнерами, контроль за поступлением финансов на денежные счета своей компании. Из этого прямо следует, что задача менеджера по ВЭД - это еще и отслеживание курса мировых валют.

Основные обязанности менеджера

Резюмируя все вышесказанное, давайте выделим ключевые задачи, обязанности специалиста по внешнеэкономической деятельности:

Заключение и сопровождение внешнеторговых (на импорт/экспорт) контрактов.
Переговоры, деловая переписка с логистическими партнерами, брокерами по условиям сотрудничества. ВЭД и логистика в любых организациях будут взаимосвязаны.
Сопровождение поставок от их размещения до получения адресатом.
Контроль за своевременной оплатой продукции партнерами, перечислением финансов поставщикам.
Оформление всей необходимой сопутствующей документации для внешнеэкономических сделок - лицензий, сертификатов, разрешений, графиков поставок и прочее.
Участие в международных выставках, конференциях.
Мониторинг иностранного рынка, направленный на поиск новых партнеров.

Это основные по ВЭД. Переходим к следующему важному вопросу.

Требования к специалисту

Главные требования к менеджеру - опыт заключения внешнеэкономических сделок, налаженные Специалисты, что обладают и тем и другим, ценятся в этой сфере буквально на вес золота.

Общие же требования нанимателей исходят из должностных обязанностей менеджера по внешнеэкономической деятельности:

Высшее образование. Конечно, желательно техническое или экономическое.
Отличное знание иностранного языка - специалист должен свободно на нем изъясняться, читать, составлять документы. В большинстве компаний требуется классический английский. Однако, в зависимости от выбранных партнеров, может потребоваться знание немецкого, французского и даже китайского или японского. Важен не только разговорный язык, но и свободное владение специфической терминологией.
Знание иностранного рынка, законодательства, таможенных требований. Опять же - в отношении тех государств, с представителями которых сотрудничает или планирует наладить контакт работодатель. Большое внимание тут уделяется свободной ориентации в позициях на мировом рынке, знанию законодательства в области международной торговли, частного права. Большой плюс, если у специалиста есть опыт сотрудничества с таможенными органами, логистическими компаниями.
Опыт работы с деловыми документами. В частности, с контрактами на импорт/экспорт.
Владение компьютером, иными смарт-устройствами, необходимыми для деятельности программами и приложениями на уровне профессионального пользователя.
Поощряются психологические навыки ведения переговоров, ораторские качества. Важно, если соискателю не чужда дипломатичность. Специалист также должен быть в курсе культурных особенностей страны, где находится деловой партнер.

Личные качества

Иметь опыт работы в одном из видов внешнеэкономической деятельности - важное требование к соискателю. Однако ценится еще и ряд личных качеств. Они помогают и самому специалисту, занятому такой ответственной, но и интересной деятельностью. В частности, это следующее:

Самое важное - управленческие и организаторские способности.
Инициативность.
Стрессоустойчивость.
Коммуникабельность.
Способность к ведению переговоров, дипломатичность, дар убеждения.
Уверенность в себе.
Трудоспособность.
Пунктуальность.
Ответственность за свои решения и действия.

Плюсы профессии

Можно выделить следующие главные достоинства работы менеджером по внешнеэкономическим сделкам:

Высокая оплата труда (конечно, в отношении опытных специалистов).
Возможность развивающих, познавательных командировок в зарубежные страны.
Достаточно скорый карьерный рост.

Минусы профессии

Как и вся иная трудовая деятельность, данная будет иметь также и недостатки. Перечислим самые ключевые:

Довольно нервная и напряженная работа. Связано это с тем, что в условиях неопределенности нужно быстро принимать решения, от которых зависит как собственная карьера, так и развитие компании-работодателя.
Так называемые дедлайны - ситуации, когда большой объем работ необходимо выполнить в ограниченный срок.
Высокая доля ответственности за каждое свое действие или решение.
Необходимость находить общий язык, налаживать успешную коммуникацию даже с диаметрально противоположными партнерами.

Как стать специалистом по ВЭД?

Конечно, лучший вариант - это получить высшее экономическое образование. Самая подходящая специализация - "Мировая экономика". Обратите внимание также на направления, связанные с коммерцией и торговлей.

Однако если у вас уже за плечами вуз, гуманитарное или техническое образование, то для переквалификации можно обратиться к краткосрочным курсам при экономических вузах. Их длительность - от недели до года. Это такие направления, как "Внешнеэкономическое сотрудничество", "Логистическая деятельность" и прочие.

Начало работы и карьерный рост

Как правило, после получения профильного образования у выпускника есть несколько путей:

Найти требуемую должность в небольшой фирме.
Устроиться рядовым сотрудником в отдел внешнеэкономической работы в крупную корпорацию.
Найти менеджера по ВЭД.
Добиться назначения ответственным за развитие небольшого международного проекта, поставки конкретного продукта.

Все эти пути помогут получить столь необходимый в этой специализации опыт. Конечно, на высокую оплату труда тут надеяться пока не стоит.

Самое важное в начале карьеры - досконально изучить мировой рынок, заниматься маркетинговыми исследованиями, завязывать деловые контакты и знакомства.

Так как профессия в нашей стране молодая, но в то же время достаточно востребованная, прогнозы на скорый карьерный рост очень высоки. С ростом ответственности работника, масштабности его сферы деятельности будет увеличиваться и оплата труда.

Денежное вознаграждение

Заработная плата менеджера ВЭД складывается из трех составляющих:

Фиксированная часть - оклад.
Проценты от заключенных сделок.
Ежегодные премии по результатам особенно успешных реализованных проектов.

Какие-то конкретные цифры обозначить трудно. зависит и от населенного пункта, и от масштабности компании-работодателя. И конечно, от профессионализма и усердия самого менеджера. Для начинающего работника средней по России считается оплата труда в 20-40 тысяч рублей. Опытные специалисты, профессионалы своего дела ежемесячно получают порядка 100 тысяч рублей, а то и более.

Менеджер по внешнеэкономической деятельности - молодая, но достаточно перспективная специализация. Здесь возможен быстрый карьерный рост, достойная оплата труда. Но и к специалисту предъявляются достаточно высокие требования. Что неблагоприятно для новичков, в первую очередь тут ценится опыт работы, налаженные деловые связи. Однако есть несколько путей, позволяющих все это в скором времени обрести. Важно и не забывать о своих личностных качествах, ведь успех специалиста тут зависит от его взаимодействий с партнерами.

Главные задачи отдела ВЭД:

Управление экспортным потенциалом предприятия и создание конкурентоспособной продукции;

Обеспечение выполнения обязательств перед иностранными партнерами;

Освоение новых форм производственного, научно-технического и инвестиционного сотрудничества;

подготовка контрактного товара к процедуре таможенного оформления.

В данном случае объем экспортно-импортных сделок постоянный, однородный, география его ограничена.

Основными видами работ, выполняемых отделом, являются следующие:

Организация экспортно-импортных операций;

Валютно-финансовые операции;

Декларирование и таможенное оформление грузов;

Установление партнерских связей с фирмами других стран;

Научно-информационная работа;

Поиск способов выхода предприятия на внешний рынок;

Изучение направлений и тенденций развития мирового рынка конкретного товара.

Грузовых таможенных деклараций (ГТД);

Электронных копий ГТД;

Деклараций таможенной стоимости;

Описей документов, прилагаемых к ГТД.

Конечным результатом деятельности декларанта является получение таможенной отметки «Выпуск разрешен».

Рассмотрим структуру отдела ВЭД , состав работников которого определяется структурой и особенностями производства экспортной продукции, формами и масштабами ВЭД на предприятии: начальник отдела, заместитель начальника, который непосредственно подчиняется начальнику отдела, а ему в свою очередь подчинены: эксперт по таможенному регулированию, экономист, протокольное бюро.

Как видим, отдел малочислен, но он может успешно справляться со своими функциями благодаря взаимодействию с другими отделами пред приятия .