В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не являются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В статье мы рассмотрим вопросы, связанные с отражением командировочных расходов в учете автономного учреждения, с опорой на изменения в законодательстве РФ.
В силу ст. 167 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:
1. Расходы на проезд, в том числе на такси (Письмо Минфина РФ от 27.06.2012 № 03‑11‑04/2/80).
2. Расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки (Письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03‑03‑
06/1/802).
3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути. Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется (п. 7 Положения № 749 , Письмо ФНС РФ от 24.11.2015 № СД-4-3/20427):
- при проезде к месту командировки на личном или служебном автомобиле - по служебной записке, которую должен представить работник по возвращении из командировки. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) (письма Минфина РФ от 29.04.2015 № 03‑03‑06/1/24840, от 20.04.2015 № 03‑03‑06/22368);
- в иных случаях - по проездным документам.
- либо документами по найму жилья в месте командировки (договор на оказание гостиничных услуг);
- либо служебной запиской о сроке пребывания в месте командировки.
В случае если работник направлен в заграничную командировку, ему возмещаются:
- затраты на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Выплата работнику зарплаты за период командировки будет противоречить положениям ТК РФ (Письмо Роструда от 05.02.2007 № 275‑6‑0).
При отражении данных операций в учете бухгалтеру необходимо определить вид расходов с увязкой статей (подстатей) КОСГУ и размер возмещения понесенных работником затрат.
Размеры возмещения командировочных расходов
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются (ст. 168 ТК РФ):- работникам, заключившим трудовые договоры о работе в федеральных государственных учреждениях, федеральных государственных органах, - нормативными правовыми актами Правительства РФ;
- работникам, заключившим трудовые договоры о работе в государственных учреждениях субъектов РФ, государственных органах субъектов РФ, - нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ;
- работникам, заключившим трудовые договоры о работе в муниципальных учреждениях, органах местного самоуправления, - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
- 100 руб. - при командировании в пределах РФ, кроме Москвы и Санкт-Петербурга;
- 300 руб. - при командировании в Москву и Санкт-Петербург.
Вид расходов с увязкой статей (подстатей) КОСГУ
Начиная с 2016 года государственные (муниципальные) учреждения относят затраты понесенные организацией по видам расходов с увязкой статей и подстатей КОСГУ.Перечень и правила применения единых групп, подгрупп и элементов видов расходов приведены в подразд. 5.1.2 разд. 5 «Виды расходов» Указаний № 65н .
Существенные требования утвержденной структуры видов расходов установлены в подразд. 5.1.1 данного раздела. В частности, нужно обратить внимание на следующие положения этого документа.
При отражении расходов, связанных с выплатами физическим лицам, важным является их разграничение между элементами видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд»:
При отражении расходов, связанных с командированием работников, необходимо учитывать, что:- выдача командируемым работникам наличных денежных средств (или их перечисление на банковские карты сотрудников) под отчет для приобретения проездных билетов и (или) оплаты найма жилых помещений отражается по соответствующим элементам вида расходов 112;
- оплата билетов для проезда к месту командировки и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) отражается по коду вида расходов 244.
Автономное учреждение культуры отправило в командировку сотрудников, числящихся в штате. Командировочные расходы составили:
- суточные - 2 000 руб. (перечислены на банковские карты сотрудников);
- на проезд до места командировки - 6 000 руб. (выданы наличными денежными средствами).
Все расходы приняты к учету на основании авансовых отчетов и отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности. Все операции проведены в рамках выполнения государственного задания.
- по выплате суточных и оплате проезда работников - по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ;
- по оплате проживания в гостинице - по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» и подстатье 226 «Прочие расходы, услуги» КОСГУ.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Перечислены сотрудникам учреждения суточные |
4 210 03 000 4 208 12 000 |
4 201 11 000 4 210 03 000 | 2 000 |
| Выданы денежные средства на проезд к месту командировки | 4 208 12 000 | 4 201 34 000 | 6 000 |
| Перечислена гостинице плата за проживание | 4 206 26 000 | 4 201 11 000 | 10 000 |
| Отражены услуги проживания в гостинице | 4 109 60 226 | 4 302 26 000 | 10 000 |
| Произведен зачет аванса за проживание в гостинице | 4 302 26 000 | 4 206 26 000 | 10 000 |
| Приняты к учету расходы на выплату суточных сотрудникам | 4 109 60 212 | 4 208 12 000 | 2 000 |
| Приняты к учету расходы на проезд сотрудников | 4 109 60 212 | 4 208 12 000 | 6 000 |
Автономное образовательное учреждение направило сотрудника в командировку. Из кассы учреждения работнику выданы железнодорожные билеты, приобретенные ранее по безналичному расчету на сумму 10 500 руб. за счет средств, полученных от оказания платных услуг.
В силу Указаний № 65н оплата билетов для проезда к месту командировки и обратно для командируемых работников по договорам (контрактам) отражается по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» и подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.
Приобретенные проездные билеты подлежат учету в составе денежных документов на счете 0 201 35 000 (п. 169 Инструкции № 157н ). Их выдача из кассы подотчетному лицу отражается на основании расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) с проставлением на них записи «Фондовый» по кредиту данного счета (п. 90 Инструкции № 183н).
В соответствии с Инструкцией № 183н в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Перечислены РЖД денежные средства за билеты по безналичному расчету | 2 206 22 000 | 2 201 11 000 | 10 500 |
| Поступили в кассу учреждения железнодорожные билеты | 2 201 35 000 | 2 302 22 000 | 10 500 |
| Произведен зачет аванса | 2 302 22 000 | 2 206 22 000 | 10 500 |
| Выданы из кассы подотчетному лицу билеты | 2 208 22 000 | 2 201 35 000 | 10 500 |
| Работником сдан авансовый отчет | 2 109 60 222 | 2 208 22 000 | 10 500 |
Автономное учреждение спорта направляет пять несовершеннолетних спортсменов и тренера-преподавателя для участия в областных соревнованиях на три дня. Командировочные расходы составили:
- на проезд - 6 000 руб. (6 чел. x 1 000 руб./чел.);
- на проживание - 3 000 руб. (6 чел. x 500 руб./чел.);
- суточные - 1 800 руб. (6 чел. x 300 руб./чел.).
В соответствии с Указаниями № 65н расходы автономного учреждения будут отражены в учете следующим образом:
- на выплату суточных, оплату проезда и проживания тренера преподавателя - по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ;
- на выплату суточных, оплату проезда и проживания спортсменов (не являющихся штатными сотрудниками) - по коду вида расходов 113 «Иные выплаты, за исключением фонда оплаты труда учреждений, лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий» и статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|
Выданы из кассы денежные средства на выплату суточных, оплату проезда и проживания тренера преподавателя (1 000 + 500 + 300) руб. | 4 208 12 000 | 4 201 34 000 | 1 800 |
|
Выданы из кассы денежные средства на выплату суточных, оплату проезда и проживания спортсменов (5 000 + 2 500 + 1 500) руб. | 4 208 91 000 | 4 201 34 000 | 9 000 |
| Приняты к учету расходы на выплату командировочных расходов сотрудника | 4 109 60 212 | 4 208 12 000 | 1 800 |
| Приняты к учету расходы на выплату командировочных расходов спортсменов | 4 109 60 290 | 4 208 91 000 | 9 000 |
Как было отмечено выше, кроме выплаты командировочных расходов штатным сотрудникам выплачивается средний заработок за все время нахождения в командировке. Размер среднего заработка, подлежащего выплате работнику за дни командировки, определяется в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Расчет средней заработной платы производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за последние 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При определении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.
Календарным месяцем считается период с 1‑го по 30‑е (31‑е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28‑е (29‑е) число включительно) (ст. 139 ТК РФ, п. 2, 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).
В силу Указаний № 65н расходы на выплату среднего заработка за время нахождения в командировке отражаются по коду вида расходов 111 «Фонд оплаты труда учреждений» и отнесены на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ.
Начисление и уплата страховых взносов с сумм среднего заработка будут отражены по коду вида расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений» и отнесены на подстатью 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.
Рассмотрим пример.
Работник автономного учреждения направлен в командировку с 14.03.2016 сроком на четыре дня. Его зарплата за последние 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ним сохраняется средняя заработная плата, составила 345 000 руб. Период с 01.03.2015 по 29.02.2016 названное лицо отработало полностью. Оно трудится по графику пятидневной рабочей недели. Количество фактически отработанных дней в расчетном периоде - 248.
Зарплата начисляется работнику в рамках приносящей доход деятельности и учитывается учреждением в составе прямых расходов. Выдача зарплаты работнику производится из кассы учреждения.
- Определяем средний дневной заработок. Он составит 1 391,13 руб. (345 000 руб. / 248 дн.).
- Рассчитаем сумму среднего заработка за дни командировки. Она равна 5 564,52 руб. (1 391,13 руб. х 4 дн.).
- Сумма начисленных страховых взносов составит 1 680,49 руб. (5 564,52 руб. х 30,2 %) (в ПФР - 22 %, ФСС - 2,9 %, ФФОМС - 5,1 %). Предположим, что тариф страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний составляет 0,2 %.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Начислен средний заработок на период командировки | 2 109 60 211 | 2 302 11 000 | 5 564,52 |
| Начислены страховые взносы | 2 109 60 213 |
2 303 02 000 2 303 06 000 2 303 07 000 2 303 10 000 | 1 680,49 |
|
Удержан НДФЛ (5 564,52 руб. х 13 %) | 2 302 11 000 | 2 303 01 000 | 723 |
| Перечислены страховые взносы во внебюджетные фонды |
2 303 02 000 2 303 06 000 2 303 07 000 2 303 10 000 | 2 201 11 000 | 1 680,49 |
| Перечислен НДФЛ | 2 303 01 000 | 2 201 11 000 | 723 |
|
Выдан средний заработок из кассы работнику за вычетом НДФЛ (5 564,52 ‑ 723) руб. | 2 302 11 000 | 2 201 34 000 | 4 841,52 |
В заключение обобщим вышесказанное.
1. Начиная с 2016 года виды расходов детализируют направления финансового обеспечения расходов автономных учреждений. При этом осуществляется разграничение выплат физическим лицам:
- по форме, в которой они осуществляются (денежная или натуральная);
- по типу получателей (действующие или бывшие работники (служащие), иные категории граждан).
2. Коды КОСГУ в настоящее время применяются при отражении операций в бухгалтерском учете и данных учета в бухгалтерской отчетности, при этом должна выполняться их увязка с видами расходов.
3. Командировочные расходы по оплате суточных, проживания, проезда отражаются с 2016 года по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
4. Выплата суточных, денежных средств на питание , а также компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях спортсменам и студентам при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия) отражаются по статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Федеральный закон от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
При невозможности приобретения услуг по его организации.
Действующее законодательство позволяет компаниям самостоятельно устанавливать размер суточных. При этом он должен быть зафиксирован в приказе или соответствующем акте организации. Учреждение может применять дифференцированный подход, учитывающий регион или статус сотрудника.
Суточные в 2016 году учитываются в расходах организации. Завышенный размер выплаты может вызвать интерес со стороны проверяющих органов, поэтому компании стоит подготовить обоснование применения конкретной суммы.
Многие учреждения используют лимиты, установленные в рамках расчета НДФЛ. В прошлом году данный показатель составил:
- для российских командировок 700 руб./день;
- для заграничных – 2500 руб./день.
Если сумма выплаты больше данных лимитов, то размер превышения облагается НДФЛ. Страховые взносы с суточных не выплачиваются.
Суточные получают все лица, которые находятся в командировке. Документального подтверждения расходования данных денег в законодательстве не предусмотрено.
Нюансы выплаты суточных:
- Учитывается каждый день, проведенный в командировке, в том числе выходные и праздничные дни.
- Дни нахождения в дороге участвуют в расчете. Дата отъезда и прибытия определяется исходя из пункта, где сотрудник постоянно работает.
- Для зарубежных командировок могут быть варианты отъезда и прибытия в один день. В таком случае выплачивается 50% зафиксированного размера суточных.
- Время отъезда и прибытия также влияет на итоговый расчет. Если время до 24 часов, то учитываются текущие сутки, если после 0 часов, то следующие. Кроме того, нужно учитывать время проезда до и с вокзала, аэропорта и т.д.
В части российских командировок суточные могут быть отменены уже в 2016 году, что предполагают изменения, предложенные Минфином.
Ожидаемые нововведения
Минфин предлагает оставить только суточные в случае зарубежных командировок, в данном случае размер выплаты могут колебаться в диапазоне 39-64 долл./сутки. Таким образом ведомство намерено увеличить прибыль компаний, что приведет к дополнительным поступлениям в бюджет.
В условиях экономического кризиса и низких цен на нефть выполнение доходной части бюджета находится под угрозой. Однако отмена суточных для российских командировок не принесет значительных поступлений в бюджет.
По оценкам экспертов, инициатива Минфина негативно отразится на деятельности представителей бизнеса и работниках. Стремление чиновников любой ценой увеличить поступления в бюджет не принесет желаемого эффекта. При этом может усложниться механизм оформления командировок, что станет дополнительной проблемой для предпринимателей.
Кроме того, с января 2016 года вступили в действия следующие изменения в части оформления суточных: служебное задание и командировочное удостоверение были исключены из списка необходимых документов.
Другие расходы при командировке
Помимо суточных, компании будут компенсировать затраты на проживание и проезд. Данные расходы работники подтверждают соответствующими документами, которые передаются в бухгалтерию. Кроме того, данные документы подтверждают сам факт поездки. В случае поездки на личном транспорте необходимо оформить служебную записку.
Документы , необходимые для компенсации затрат на проезд:
- билеты;
- квитанции
- посадочные талоны и т.д.
Если данное подтверждение утеряно, то потребуется обратиться к перевозчику за копией. Еще одним вариантом подтверждения выступает электронный билет.
В случае компенсации расходов за проживание, придется предоставить квитанцию или счет за жилье. Для заграничных командировок дополнительно необходимо предоставить отметки о пересечение границы в обе стороны, которые фиксируются в загранпаспорте.
Организация может оплачивать другие расходы, связанные с командировкой, в том числе оформление загранпаспорта, виз и т.д.
В 2016 году правительство может утвердить изменения, отменяющие суточные выплаты для командировок по территории России. Данная инициатива направлена на увеличение поступлений в бюджет, что является актуальной задачей в условиях кризиса.
Кроме того, внесены изменения в оформление суточных и отменены служебное задание и командировочное удостоверение.
Компании смогут самостоятельно определять размер выплаты, закрепляя его в соответствующих документах. Если данная сумма будет превышать установленные лимиты, то придется заплатить НДФЛ в части превышения.
Отправка сотрудника в командировку и правильное начисление ему суточных за время пребывания в ней является важным аспектом бухгалтерской деятельности. Сумма суточных, период оплаты, необходимость (или отсутствие таковой) расчета на доходы работников, полученных в связи с командировкой, и страховых взносов – все это вопросы, требующие однозначных ответов, незнание которых может привести к большим неприятностям. Из данной статьи вы узнаете, какие особенности имеют суточные в 2016 году и на что в первую очередь следует обращать внимание при их начислении.
В статье рассматриваются следующие моменты, связанные с выплатой суточных командированному работнику:
- понятие суточных и особенности их начисления в 2016 году;
- суточные и НДФЛ – считать ли выданные за командировку суточные доходом, полученным работником и, соответственно, начислять ли на них НДФЛ, а если да, то когда это делать;
- суточные и страховые взносы – нужно ли начислять на сумму суточных такие же страховые взносы (пенсионные, медицинские), какие начисляются на заработную плату сотрудника.
Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку, обязан сохранить ему средний заработок и компенсировать следующие затраты, связанные с поездкой (ТК РФ Ч.1, статья 168):
- расходы на проезд (авиа, ж/д и т.п. транспорт);
- расходы на проживание (затраты на гостиницу, хостел, гостевой дом и т.п.);
- расходы на различные нужды, возникшие в связи с пребыванием сотрудника не дома, то есть вне постоянного места жительства (на питание, на отдых и т.п.)
Расходы на иные нужды и называются «суточные».
Вопрос, что такое суточные в российском законодательстве освещен недостаточно четко.
Согласно Трудовому кодексу РФ суточные – это любые возникающие у работника расходы, связанные с тем, что он вынужден находиться вне места своего постоянного нахождения. Более подробного разъяснения нет.
Чуть более широкую трактовку понятия суточные можно вывести из Определения Верховного суда РФ (№КАС05-151 от 26.04.2005). Согласно Определению, работодатель может компенсировать расходы не только связанные с работой сотрудника не в своем городе и не на своем рабочем месте, но и те расходы, которые у него возникают в связи с тем, что ему приходиться жить не у себя дома, а в чужом месте.
Последний момент – «проживать не дома» – и связанные с ним нюансы, оказывающие существенное влияние на сотрудника, которого фирма отправила в командировку, рассмотрены в Трудовом Кодексе (ст. 168). Работник, выполняющий определенную работу по поручению фирмы и по этой причине вынужденный находится в чужом жилом помещении (снимать его, арендовать, оплачивать гостиничный номер) и не имеющий возможности вернуться в свое собственное жилье, имеет право на компенсацию. Организация, отправившая его в командировку, чье поручение он выполняет, обязана обеспечить ему не только приемлемые условия труда, но также и отдыха. В том числе она должна удовлетворить и его бытовые нужды (в том числе и в питании).
Суточные в нетипичной (однодневной) командировке
К любой командировке независимо от того, является она однодневной или многодневной, применяются одни и те же правила: работнику должна выплачиваться средняя заработная плата, он должен получить компенсацию всех расходов, связанных с его поездкой, а также любых других расходов, сделанных с ведома и разрешения работодателя. А вот суточные в этой ситуации являются исключением – их выплата работнику в случае отъезда его по служебным делам мене, чем на одни сутки, не полагается.
Эта ситуация обговаривается в Положении о командировках (пункт 11). В соответствии с этим Положением большинство работодателей предпочитает не выплачивать суточные, если работник выезжает по служебным делам менее чем на 24 часа и не ночует там, куда он выезжает, а возвращается для этого домой.
Однако по этому вопросу может быть и другое мнение. Так в Постановлении Верховного суда РФ №4357/12 от 11.09.2012 сказано, что выплата суточных не должна зависеть от продолжительности пребывания работника вне его места жительства. Соответственно, выплата суточных за менее, чем 24-часовую командировку возможна. Правда, суд, ориентируясь на статью Трудового Кодекса также проговорил, что такую выдачу денежных средств работнику нельзя в полной мере считать суточными, они должны относится к затратам (ТК РФ ст. 167 и 168 ТК РФ), включающим компенсацию иных расходов, возникающих по причине выезда работника в командировку в связи с производственными нуждами фирмы. Однако как бы они не назывались, суть их в бухгалтерском учете остается той же, что и у суточных: их выплата работнику может не сопровождаться начислением НДФЛ, если они не превышают определенные законодательством нормы выплат, которые может сделать организация при отсутствии документов, подтверждающих сделанные работником расходы. Эти нормы составляют:
- 700 руб. за выезды по России;
- 2500 руб. за выезды за пределы России.
Если же командированный сотрудник может предоставить документы, подтверждающие затраты в больших размерах, то их можно не только учесть полностью, но и не удерживать с них НДФЛ. Подробнее на эту тему можно почитать в письме Минфина России № 03-04-07/6189 (от 01.03.2013).
Суточные в пределах норм и НДФЛ
В 2016 году работодатель вправе заплатить сотруднику суточные в виде любой суммы, которую он сочтет подходящей (в соответствии с внутренними нормативными документами). Однако если эти выплаты превысят размеры, определенные законодательством, они будут считаться доходом работника и подпадут под требование начисления НДФЛ.
Максимальные размеры выплат, когда с суточных не нужно удерживать НДФЛ, определены в Налоговом кодексе РФ (статья 217, пункт 3) и в письме Министерства финансов России (№ 03-04-06/6394 от 04.03.2013г.):
- при командировках по России фирма, не начисляя НДФЛ, имеет право платить по 700 руб. в день;
- при нахождении работника за рубежом сумма, не облагаемая НДФЛ, намного выше. Она составляет- 2500 руб. в день. Ведь затраты на питание и иные бытовые расходы за пределами России намного выше, чем в пределах ее границ.
Никаких документов о видах расходов и потраченных на них сумм, произведенных в пределах определенных законодательством денежных показателей, не требуется. А вот для освобождения работника от налогообложения в случае выплаты ему суточных в суммах, больших, чем нормы, установленные законодательством РФ, подтверждение сделанных расходов является обязательным.
Сверхнормативные суточные и НДФЛ
Выдача суточных сверх определенных законодательством нормативов, которые согласно Налоговому Кодексу РФ составляют 700 руб. при поездках в пределах страны и 2500 руб. при работе за границей, облагаются НДФЛ. Но удерживать этот налог в момент выдачи средств организация не имеет права. Ведь неизвестно в каком объеме будут использованы деньги, полученные работником. Затраты его могут оказаться как меньше (если работник экономил или вернулся из поездки раньше запланированного срока), так и больше (например, в случае возникновения необходимости потратить дополнительные деньги на какие-то потребности организации или если ему придется задержаться в поездке).
Поскольку деньги, выдаваемые сотруднику, до их траты и предоставления данных об этом в авансовом отчете не являются полученной им экономической выгодой, то и начисление НДФЛ на них в момент выплаты неправомерно.
Потому последовательность действий в случае начисления НДФЛ, связанного с выплатой суточных, должна быть следующей:
- получение авансового отчета от работника, вернувшегося из командировки, и подсчет точной суммы дохода, подлежащего налогообложению;
- начисление НДФЛ;
- удержание НДФЛ, рассчитанного от суммы, выданной работнику в качестве дополнительного дохода.
Такой порядок начисления и удержания НДФЛ основывается на статьи 226 НК РФ.
Суточные и страховые взносы
Подсчет суточных, не превышающих нормативы (700 руб. в день в России и 2500 руб. в день за рубежом) – это та ситуация, когда суточные не облагаются страховыми взносами. При этом, чтобы не возникло проблем с налоговой, Пенсионным фондом и ФСС, фирме необходимо прописать правила их начисления в любом внутреннем нормативном документе компании (например, в коллективном трудовом договоре).
Что касается суточных, превышающих норматив, то на них страховые взносы начисляются. Однако однозначным это утверждение является только по отношению к обычным командировкам, длящимся более 24 часов. А вот по поводу однодневных командировок существует две противоположных мнения:
- да, взносы нужны – мнение ФСС РФ;
- нет, взносы не нужны – мнение ВАС РФ от 14.06.2013. Это утверждение основывается на том, что суточные, получаемые работником за пребывание в командировке, не являются его доходом. Они лишь компенсируют неудобства, доставляемые ему поручением фирмы. Соответственно, начисление на них взносов является неправомерным.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
В РФ введена и зарплатная система, которая многими признается довольно сложной. С первого раза без специальных знаний разобраться в них практически невозможно. Необходимо знать, откуда взять информацию, чтобы у работодателей не возникало проблем.
В трудовом праве понятие используется для обозначения денег, которые выплачиваются за время нахождения в командировке, либо в случае перевода с одного рабочего места на другое.
О суточных в командировках 2016 года
Суточные создаются для того, чтобы компенсировать затраты сотрудников, пока они находятся вне дома по причине командировки.
Выплачиваются средства за каждый день, на протяжении которого сотрудник находится в отъезде. Отсчитывается дата отправления на любом виде транспорта:
- самолет
- автобус
- поезд
Продолжаются до тех пор, пока сотрудник не возвращается домой. Учитывать надо и время, которое придется потратить на то, чтобы добраться до аэропорта или вокзала.
Выплата суточных производится, даже если время командировки совпадает с выходными. Или были остановки в пути, оформлялся больничный.
Суточные можно не выплачивать лишь в том случае, если во время командировки сотрудник находился на территории РФ. И если сама командировка занимает всего один день. Это противоречит самой цели подобных выплат. Однодневные командировки оплачиваются наполовину лишь, когда они проводятся за границей.
Каждая частная организация сама определяет, в каком размере она выплачивает суточные.
Подробнее про размеры и нормы
С госслужащими нормы суточных остались теми же.
Что касается работников других предприятий, то нормы для них устанавливаются локальными правовыми актами. Или в коллективном договоре. Максимум или минимум для таких выплат на законодательном уровне не установлены.
В законодательстве есть лишь некоторые указания. Там сказано, что налогами не облагаются суточные, имеющие размер до 700 рублей в РФ, и до 2500 рублей для командировок за пределами страны. Если суточные превышают данные суммы, то с сотрудника взимается. Другие ограничения по выплате суточных отсутствуют.
Командировки и выплаты суточных в 2016 году
Расчет суточных также производится на основании локальных нормативных актов, утвержденных в той или иной организации. Выплаты могут быть разными в зависимости от нескольких факторов:
- продолжительность командировки
- населенный пункт, куда отправляют сотрудника
Обычно опираются на средний размер затрат, которые связаны с путешествием для сотрудника. Для оплаты суточных придерживаются следующего порядка.
- Сначала определяют дату отправления. И общее количество дней, на протяжении которых сотрудник находится в командировке.
- Часть командировочных могут выдаваться в виде . Работодатели выдают иногда и все суммы целиком. При заграничных командировках деньги переводятся в валюту той страны, куда отправляется сотрудник. Главное, чтобы их хватило на обмен.
- Работник отчитывается перед бухгалтерией не позднее, чем через три дня после своего возвращения. Он прикладывает все документы, подтверждающие расходы.
- Сумма расходов составляется бухгалтерами. После этого они определяют, сколько всего денег должен получить сотрудник.
Страховыми взносами выплаченные суточные не облагаются. При расчете отпускных их также не учитывают.
О прочих расходах для налогоплательщиков
Для налогоплательщиков любые расходы, связанные с командировками, относятся к группе прочих. Они привязываются к реализации и производству. Главное требование – соответствие критериям, описанным в статье 252 НК РФ:
- наличие документального
- обоснованность
- связь с получением дохода
О суточных в командировках и НДФЛ
Обычно суточные выплачиваются сверх указанных лимитов, которые не облагаются НДФЛ. Ранее говорилось, что датой фактической выдачи средств сотруднику надо считать время, когда оформлены расходы в виде сверхлимитных суточных.
Дополнительные суточные за вычетом налога могли оплачиваться еще до того, как работник отправляется в командировку. Но потом появилось уточнение.
Согласно этому уточнению, НДФЛ со сверхнормативных суточных только после того, как был официально оформлен авансовый отчет сотрудника. То есть, после того, как он вернется из командировки. Налог удерживается из зарплаты, которая перечисляется в ближайшее время. Сами суточные выдаются полностью, из них ничего не удерживается.
При работе с иностранной валютой
Иностранная валюта должна быть пересчитана на рубли, согласно действующему курсу, установленному Центральным Банком. Но с валютными суточными часто возникают запутанные ситуации.
НДФЛ с разницы удерживается, если на дату утверждения отчета сумма суточных в пересчете больше 2500 рублей. Но иногда превышается лишь на дату выдачи суточных. Но зато они укладываются в него, когда утверждается авансовый отчет. Из-за этого НДФЛ недоплачивают, либо переплачивают.
Но на практике неважно, в какой момент фактически были выданы деньги. Списываются они в любом случае на дату, когда утверждается авансовый отчет. Именно в этот момент становится ясно, сколько составляют расходы. На этот момент и определяются с лимитом. А также решают, возникает лишний доход или нет.
В загранкомандировках работники могут посещать сразу несколько мест. Раньше выдавалось специальное удостоверение, в котором ставились отметки, когда пересекалась территория каждого города. Сейчас подобные требования отсутствуют. Можно просто попросить работника записать, в каких именно городах он побывал.
Без точных сведений о поездке сумма суточных не может быть . Ведь на одной части пути деньги выдаются в рублях, а на другой – в виде валюты. Когда работник пересекает границу, то и суточные выплачиваются по нормам, установленным на территории новой страны.
Как доказать, что цель поездки только деловая
Практически каждый год вносятся изменения в список документов, которыми подтверждается деловой характер поездок. Теперь отпала необходимость в:
- отчете о выполнении служебного задания
- самом служебном задании
- командировочном удостоверении
У организаций есть самостоятельно утверждать документы, которые определяют деловой характер поездок. Например, цели сотрудника прописываются в приказе по форме №Т-9. Не запрещается заниматься формированием собственных бланков, соответствующих внутреннему распорядку.
По результатам поездки допустимо требовать от сотрудников предоставления письменного отчета. Главное – заранее ознакомить сотрудников с соответствующим актом.
Документы с датами проезда предоставляются для доказательства времени, которое сотрудник находился в поездке. понадобится тем, кто пользуется служебным же транспортом.
Отмена командировок и форс-мажоры
Сотрудник может получить деньги за билеты, которые не были использованы, если запланированная поездка отменяется. Возвращаются и суммы, потраченные на оформление визы. не подлежит только государственная пошлина.
Что касается авиабилетов, то руководство вернет только частичную их стоимость. Особенно, если выбираются довольно дешевые тарифы.
Компания обеспечивает суточными тех сотрудников, которые не могут вернуться домой вовремя из-за форс-мажорных обстоятельств. Руководство оплачивает также проживание. В командировочном документе ставится штамп, отмечающий реальную дату выезда. Справка из аэропорта может стать дополнительным доказательством, если сам командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации.
Гостиницы часто не предоставляют клиентам бумаг, подтверждающих проживание в полной мере. Они ограничиваются лишь рукописными квитанциями, либо приходными кассовыми ордерами.
У руководства гостиницы нет обязанности составлять строгой отчетности для каждого из посетителей. Есть лишь специальная гостиничная форма документа №3-Г. ККМ не нужна учреждению, если используется именно данная форма. Бухгалтерия должна принимать любые документы в качестве подтверждения самого факта проживания.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Суточные командировочные расходы в 2016 году, равно как и ранее, представляют собой финансовую выплату, которую выдает бухгалтерия предприятия человеку, отправляющемуся выполнять свою работу в другой город, регион или даже за границу.
При этом рассчитывается сумма, которая должна быть достаточна человеку для пребывания вне дома. Конечно же, она может показаться и не такой большой, однако без нее было бы совсем не хорошо. Такая выплата позволяет работнику не тратить слишком много в поездке и слегка компенсирует его расходы.
Какие суммы приняты к выплате
Размер командировочных расходов в 2016 году (суточные) определен законодательством. И это существенно упрощает задачу их расчетов. Так, например, все зависит от того, куда работник направляется.
Если он едет в рамках своего домашнего региона, его суточная выплата составит 200-300 рублей. С одной стороны, это вполне справедливо, т.к. иногда расстояние между городами всего 20-30 км, и сотрудник легко может ездить вечером домой.
Для поездок вне региона действует следующая вилка: от 500 до 1000 рублей в день. А вот самыми дорогими считаются поездки за рубеж. В этом случае компания возмещает работнику от 1000 до 2500 рублей.
Вилки даны, чтобы работодатель мог ориентироваться, согласно своим возможностям. При этом он совсем не ограничен данными рамками и вполне может назначать суточные расходы по своему усмотрению – сумма легко может быть значительно выше и больше. Однако стоит понимать несколько деталей.
Что стоит учитывать
Но тут есть один нюансы, который необходимо понимать. Норма суточных командировочных расходовустанавливается каждой компанией самостоятельно, основываясь на внутренних правилах и принятых договорах.
При этом законодательство достаточно однозначно трактует максимальные значения. Например, согласно правилам и требованиям власти, максимальные суточные следует ограничить при поездках по России цифрой 700 рублей, за границу – 2500 рублей. Все, что выдается сотруднику выше, расценивается как доходы физического лица и начинает обкладываться налогом на доходы.
Понятно, что в более выгодном положении находятся сотрудники частных компаний, где руководство может устанавливать свои варианты расценок. В государственных фирмах и предприятиях такое невозможно – здесь по максимуму стараются не переходить через требования закона.
Что с минимальными понятиями
Естественно, на фоне определения максимума многим становятся интересными и минимальные командировочные расходы (суточные) в 2016 году.
И тут стоит понимать, что, в принципе, такого понятия не существует. И минимумы могут устанавливать сами компании. Но тут главное, чтобы они не переусердствовали и не поставили слишком низкие цифры. Иначе целесообразность поездки для работника будет существенно ниже.
Когда и как оплачивают такие расходы
Оплата суточных командировочных расходов в 2016 году будет происходить по стандартной схеме. Такие средства выдаются сотруднику еще до начала поездки и в полном объеме, исходя из количества дней командировки и варианта выезда – по домашнему региону, за его пределы или за границу.
Выдачу денег бухгалтеры осуществляют привычным способом для компании. Сегодня большей частью многие предприятия используют перечисления на банковский счет и на карточки. Это позволяет минимизировать риски при выдаче средств и защищает работника от произвола бухгалтеров.
Выплачиваются суточные сразу же – затягивать их выплату нельзя, т.к. считается, что сотрудник будет жить на эти средства. Если же не дать ему их сразу, то априори это будет означать, что он должен провести командировку за свой счет. А это понравится немногим. Ведь выезд по служебной необходимости из дома на некоторый срок приносит неудобства, особенно для семейных сотрудников. И далеко не каждый бюджет это выдержит. Кроме того, в регионах заработные платы далеко не самые большие, за счет чего выплата суточных работником самостоятельно становится сложным испытанием, которое не всем подойдет.
Какие есть опасности
Сейчас стали говорить, что необходимо . Авторы проекта уверены, что сотрудник на выезде и сам справится. Эксперты же считают, что таким образом государство существенно усложнит жизнь тем компаниям, в которых предполагается работа с командировками.
Сотрудники попросту будут отказываться ездить в них. Да и найти работников на вакансию с предлагаемыми командировками будет крайне сложно. А это ставит под угрозу развитие как многих традиционных производств, так и различных перспективных бизнесов. И тут стоит хорошо подумать, что выгоднее – крепкие компании, дающие в бюджет неплохие средства за счет налогов. Или сэкономленная некая выгода на суточных. Тем более, что такой запрет большей частью коснется лишь государственных предприятий – частные как платили, так и будут платить. А это значит, что выгода будет достаточно сомнительной.
Надо ли за них отчитываться
Суточные расходы считаются личными расходами работника, которые выдаются ему работодателем, чтобы компенсировать неудобства отсутствия дома. Поэтому он может делать с ними все, что угодно. Хочет копит, не хочет – тратит.
Главный плюс – за них не нужно отчитываться, собирать чеки и составлять финансовые отчеты. Такие выплаты не учитываются при сдаче всех документов. Поэтому они являются как бы своеобразным бонусом. И отказываться от них большая часть сотрудников вряд ли захочет.
